Come scrivere email realmente efficaci

 

Avete mai contato quante email inviate in un giorno medio in ufficio? Se anche il vostro conteggio supera le 20 email giornaliere, forse un breve ripasso di “netiquette” serve anche a voi.

Email efficaci

 

Ecco quindi 5 semplici passi da seguire per scrivere email realmente efficaci:

 

  1. Controllate l’oggetto – Prendetevi qualche secondo in più e controllate adeguatamente l’oggetto della vostra email. Io di solito seguo un metodo efficace che mi aiuta anche a ritrovare le mie mail nell’archivio. Ossia scrivo “l’oggetto della discussione” (ad esempio un progetto a cui sto lavorando) seguito da “>” e quindi inserisco lo stato dell’arte. Ad esempio se dovessi inviare una mail per posticipare una riunione di marketing scriverei così: Team Marketing> Riunione da posticipare
  2. controllate l’ortografia – ho saltato il punto “rileggete le vostre email” perché mi sembrava scontato, ma a seguire c’è quello di usare il correttore automatico che tutti i sistemi di posta hanno. Evitate quindi gli errori di battitura che danno la sensazione che abbiate scritto la mail in tutta fretta e con poca cura dei dettagli.
  3. evitate le emoticon – A meno che non corriate il rischio che i vostri toni siano fortemente fraintesi, evitate le faccine nelle mail professionali
  4. evitate di chiedere scusa – Anche a voi è già successo di scrivere “scusa per il ritardo” o “scusa se non sono stata chiara”? Impegnatevi a non mettervi in una posizione di subordinazione poco necessaria, virate piuttosto su un elegante “grazie per la pazienza” dove possibile ; )
  5. rispondete in tempo –  che per la netiquette professionale significa rispondere entro un giorno lavorativo. Se sapete già di non riuscire a rispondere in tempo, inviate una mail entro poche ore con su scritto “Grazie per la mail, mi attivo subito per darti le risposte che ti servono” così avrete dato al destinatario la conferma non solo che avete letto la posta, ma anche che siete super-efficienti. Se invece pensavate di riuscire a rispondere entro un giorno ma non riuscite proprio, inviate una mail che io definisco “evita il sollecito”, scrivendo ad esempio: “ciao, non sono riuscita ad ottenere le risposte che mi servivano ma conto di riuscire ad inviarti tutto entro domani mattina. Grazie per la pazienza” (ved. punto 4 😉 ops … punto 3)
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